Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.
Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.
Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.
Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы и накопления данной информации. Журнал оформляется по установленной форме Т-53а и состоит из обложки и табличной части, содержащей основную информацию. Журнал подлежит хранению на предприятии в течение 5 лет.
На титульной стороне документа указывается наименование компании, ее реквизиты. Заполняются даты начала и окончания ведения документа (срок — один календарный год) указывается фамилия и инициалы лица, ответственного за ведение журнала. Как правило, им является работник бухгалтерии или кадровой службы. Все записи должны вноситься в хронологической последовательности.
Табличная часть заполняется по графам.
В ней находятся 10 граф, все из которых должны быть корректно заполнены:
- номер документа по порядку;
- дата оформления ведомости;
- номер платежной ведомости;
- назначение платежа;
- структурное подразделение;
- выданная сумма;
- подпись лица, передавшего ведомость, для проведения регистрации;
- его полное ФИО;
- подпись лица, принявшего платежную ведомость;
- его фамилия и инициалы.
Под таблицей внизу каждой страницы следует указать порядковые номера платежных ведомостей. Регистрационный журнал представляет собой важный первичный документ и компаниям, которые выдают заработную плату при помощи платежных ведомостей, следует внимательно относиться к его ведению, так как он необходим при проверке финансовой деятельности предприятия. В случае выявления недостоверных сведений или отсутствии необходимых данных, ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности.
Платёжное поручение (платежка) — это письменное распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, в любом банке.
Платёжные поручения могут быть как в бумажном, так и в электронном виде (например, в системе клиент-банк).
Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр платежного поручения предназначен плательщику, 2-й - банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя денежных средств.
Книга регистрации платежных поручений
Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на счете.
Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.
Платёжное поручение регистрируется в журнале регистрации платёжных поручений. При этом ему присваивается порядковый номер, который и указывается в соответствующем поле бланка платёжного поручения. Форма журнала регистрации платёжных поручений может быть разработана организацией самостоятельно, так как нормативно не утверждена.
Общие положения о расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ.
Необязательность ведения журнала учета платежных поручений
Специально для сайта www.audit4dk.ru
Вопрос: Должна ли организация вести журнал учета / регистрации платежных поручений? Существует ли ответственность за отсутствие такого журнала?
Ответ: Организации не обязаны вести журнал для регистрации либо учета платежных поручений.
Журнал регистрации платёжных ведомостей (Т-53а)
Соответственно, какая-либо ответственность за отсутствие такого журнала не установлена. В соответствии с пунктом 8.7. Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П) поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа. Учреждениями и подразделениями расчетной сети Банка России при регистрации дополнительно указываются БИКи банка плательщика и банка получателя средств (банка взыскателя).
На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа. Таким образом, исполняющий банк ведет журнал произвольной формы, в котором регистрирует платежные требования и инкассовые поручения. Ведение журнала регистрации платежных поручений небанковскими организациями действующим законодательством не предусмотрено. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Таким образом, ответственность установлена только за нарушение порядка ведения кассовых операций и только за те нарушения, которые прямо указаны в законе. Следовательно, ответственность за отсутствие журнала регистрации платежных поручений, а равно за нарушение порядка нумерации платежных поручений действующим законодательством не предусмотрена.
Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку
Для сведения информации о составляемых платежных ведомостях используется журнал регистрации форма Т-53а, это регистр бухучета, основное предназначение которого, обобщение, систематизация и хранение информации о документах. В статье предлагаем скачать бланк и образец заполнения журнала Т-53а.
Учет заполняемых платежных ведомостей можно вести в журнале любой формы. Однако применение типовой бланка удобно и избавляет от потребности разработки собственной форме и последующего утверждения в учетной политике. Так как ведомости относятся к кассовым денежным документам первичного типа, в отношении которых обязательно применение унифицированных форм, то рекомендуется для их регистрации применять все-таки типовую форму журнала во избежание возможных проблем с контролирующими органами.
Регистрировать в бланке Т-53а нужно как , так и расчетно-платежные ведомости, на основании которых проводятся выплаты денежных средств сотрудникам.
Если организация применяет для расчета и выплаты заработной платы , то заполнять отдельно платежную ведомость Т-53 не требуется. Бланк Т-53 пригодится, если расчет зарплаты проводится в .
Функции по ведению журнала ложатся на бухгалтера предприятия.
Образец заполнения Т-53а
В бланке журнала регистрации имеется обложка, на которой следует обозначить сведения об ответственном лице, а также периоде ведения формы Т-53а.
В табличной части регистрируются выписывается платежные и расчетно-платежные ведомости. Каждая ведомость регистрируется отдельно:
- указывается ее номер и дата составления;
- наименование платежа;
- подразделение, в отношении которого проводится выплаты сумм по ведомости;
- общая сумма к выплате;
- подписи ответственных лиц.
Журнал регистрации последовательно заполняется в течение календарного года, все записи нумеруются по порядку. По окончании года документ остается на хранении в предприятии еще пять лет.
По каждому заполненному листу с таблицей нужно указать прописью порядковые номера — с какого по какой номер представлены на странице. Это делается для того, чтобы листы формы Т-53а не терялись.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а) используется для внесения данных о платежных ведомостях, которые были оформлены в связи с выплатами сотрудникам. В качестве образца ниже приведен заполненный нами отрывок журнала. Его можно найти в конце статьи. Бланк формы Т-53а приведен ниже.
Каждый документ, который оформляется в организации, нужно регистрировать из-за необходимости строгого учета документов. Информация вносится в журналы для регистрации. В зависимости от вида документов, которые необходимо регистрировать, используются разные журналы. Для фиксации командировочных удостоверений используется журнал, шаблон которого можно скачать по этой ссылке.
Для фиксации платежных ведомостей существует так называемая форма Т-53 (). В данный журнал вносятся все данные в хронологическом порядке. Один бланк такого документа хранится в организации следующие 5 лет.
Видео-урок “Начисление заработной платы через кассу в 1С Бухгалтерия. Формирование Т-53”
Смотреть онлайн обучение начислению заработной платы в 1С Бухгалтерия (7 минут)
В данном видео подробно разбирается пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия. Ведео видео-семинар эксперт сайта, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Менеджмент” Ликина О.Н. ⇓
Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?
Для любого журнала для регистрации документов (также и Т-53а) необходимо наличие обложки и таблицы внутри журнала.
1) Обложка журнала должна содержать
- наименование предприятия (как в учредительных документах);
- название этого структурного подразделения (если журнал необходим для фиксации данных по какому-то одному конкретному подразделению, то на обложке отмечается название этого структурного подразделения);
- код организации по классификатору ОКПО;
- дата начала и завершения внесения данных в журнал (данный документ оформляется на один год);
- ФИО человека, ответственного за внесение данных в журнал (форма Т-53а). Обычно им назначается работник отдела кадров или бухгалтерии.
2) Заполнение таблицы внутри самого журнала регистрации
Здесь следует вносить данные в графы по следующему принципу:
- – номер по порядку – графа 1;
- – дата оформления платежной ведомости – графа 2;
- – номер платежной ведомости – графа 3;
- – название платежа (к примеру, выплата зп) – графа 4;
- – название структурного подразделения – графа 5;
- – сумма, которая выдается по платежной ведомости – графа 6;
- – -подпись лица, которое передает ведомость для внесения данных в журнал – графа 7;
- – ФИО ответственного лица – графа 8;
- -подпись лица, которое приняло платежную ведомость, данные из которой вносятся в регистрационный журнал – графа 9;
- – ФИО этого лица – графа 10.
В самом низу страницы необходимо вписать порядковый номер каждой ведомости, информация из которых вносится в таблицу. На рисунке ниже приводится пример заполнения второй страницы ведомости.
Хотя этот документ не из самых сложных для ведения, он считается одним из очень важных в первичной документации на каждом предприятии. Так как в любой компании работникам выдаются наличные по платежным ведомостям.
Во время проверок его могут потребовать различные инстанции и при обнаружении некорректных данных или при отсутствии самого журнала лицо, несущее ответственность за ведение этого журнала будет нести за это ответственность. Важно четко следить за заполнением журнала форма Т-53а.
В журнал регистрации платёжных ведомостей в хронологическом порядке записываются сведения о каждой оформленной платёжной ведомости .
Журнал регистрации – очень важный и обязательный документ для каждой организации. К правильности его заполнения нужно подойти внимательно. Хранится журнал в течение 5 лет.
Заполнение формы Т-53а
На титульном листе указываются:
Наименование организации и структурного подразделения (при наличии).
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Период ведения документа (один год)
Должность и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Как правило, бухгалтер или работник кадровой службы.
СТРАНИЦА 2 :
Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2 и 3. Дата, когда была выписана ведомость, а также её номер
Графа 4. Содержание операции согласно ведомости (пример: «выплата заработной платы за январь 2015»)
Графа 5. Наименование структурного подразделения, сотрудникам которого выдавалась зарплата.
Графа 6. Сумма, выданная по платёжной ведомости.
Графа 7 и 8. Подпись и ФИО лица, которое передаёт бланк ведомости для регистрации его в журнале.
Графа 9 и 10. Подпись и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Это лицо принимает бланк ведомости от лица, указанного в графе 7 и 8.
Внизу страницы нужно указать порядковые номера платёжных ведомостей, указанных в таблице (с такого-то номера по такой-то).
